Dossier de Prensa
Secretaría de Alta Dirección
— Teresa Santos, © Vida Económica (01/2007)
El secretariado de alta dirección está dominado por profesionales todo terreno que rozan el título de asistente personal de la jefatura, un espacio en el que la confidencialidad, la comunicación y la rápida resolución son características altamente codiciadas entre los altos ejecutivos
Citas, llamadas, visitas, presentaciones, viajes, papeles… y todo con una eficacia y organización milimétrica. El secretariado de alta dirección está dominado por profesionales todo terreno que rozan el título de asistente personal de la jefatura, un espacio en el que la confidencialidad, la comunicación y la rápida resolución son características altamente codiciadas entre los altos ejecutivos.”
Lejos de los estereotipos machistas a los que la industria cinematográfica nos tiene acostumbrados, la realidad diaria de la secretaria de alta dirección no se limita sólo a hablar por teléfono. El quehacer diario de esta profesional próxima a la lata dirección pasa por cuadrar la agenda del jefe, evitar que las visitas se solapen, reservar viajes, atender asuntos personales o filtrar llamadas. Estas son algunas de las muchas tareas a las que la secretaria de dirección se enfrenta a contrarreloj diariamente. Labores para las que el tiempo de ejecución suele ser muy breve. Y es que el jefe siempre quiere el trabajo para ya.
La capacidad de resolución ante los imprevistos y la eficacia son dos características a tener en cuenta por los ejecutivos a la hora de contratar una secretaria. Y ni hablar de la confidencialidad. Éste último es un requisito más que evidente para ocupar el puesto de confianza próximo a la jefatura.
La secretaria ha de ser discreta y leal, así lo asegura Juan José López Delgado, socio director (una consultoría especializada en selección de personal), quien apunta que las funciones de la misma dependen en gran parte de lo que el directivo desee delegar en ella.
Las profesionales curtidas en esta materia coinciden en que la discreción es un pilar fundamental. Así lo indica la secretaria de Francisco Vera, quien relata que "por sus manos pasan asuntos que pueden afectar al resto de departamentos de la empresa, así como al buen fin de la negociación".
Normalmente, las empresas exigen un perfil concreto que pasa por tener una gran capacidad de trabajo, organización, planificación, buena presencia, excelente capacidad de comunicación, alto dominio de herramientas informáticas e inglés. A simple vista y mirando de soslayo la lengua extranjera, cualquiera podría pasar por el filtro de la selección, pero habilidades personales como la educación, el saber estar, el desenvolvimiento en diferentes situaciones o un trato esmerado pesan sin duda sobre la elección final.
En la mayoría de los casos, el puesto de secretaria de dirección es ocupado por las jerarquías inferiores, es decir, por aquellas profesionales que han pasado por la recepción y conocen mejor que nadie el mecanismo de funcionamiento de la empresa. Aunque no siempre es así, y es cuando la experiencia previa en puestos similares y la formación juegan su papel. El ciclo formativo de Grado Superior en Secretariado es el curso estrella en el gremio.
Secretarias en acción
Ellos también son organizados. Por lo menos en el trabajo, y sobre todo si la profesión está relacionada con el secretariado. Aunque a simple vista parezca extraño, existen secretarios. El puesto no es exclusivamente femenino, según argumenta el socio director de Quorum selección, Juan José López Delgado, quien indica que la mayoría de los candidatos suelen ser mujeres, "tan solo un 2% es varón", pero la selección se hace en base a la formación y no al sexo de la persona.