Dossier de Prensa
"Querido Señor Director"
— Almudena Nogué, © Diario Sur (03/10/04)
El 'post-it', uno de los inventos más rentables del siglo XX, nació gracias a un buzón de sugerencias. Esta simple herramienta es una de las vías de comunicación interna más extendidas, pero se puede convertir en objeto decorativo si no se revisa regularmente y se responde a las sugerencias.
Corría el año 1968. Art Fry, recepcionista de la multinacional norteamericana 3M, cansado de perder los papeles en los que anotaba los recados, dio con la fórmula de un pegamento que se podía utilizar varias veces sin perder sus propiedades y que además no manchaba. Casi sin querer había inventado las notas autoadhesivas, el célebre 'post-it', una de los grandes éxitos empresariales del siglo XX.
Detrás de este pequeño gran invento se encuentra un elemento imprescindible para cualquier empresa que pretenda ser eficiente: la comunicación interna. La idea de Fry podía haberse quedado en un proyecto quijotesco de no ser porque su jefe aguzó el oído y valoró seriamente las posibilidades de la sugerencia que le hacía aquel trabajador, que tras la hazaña pasó de coger el teléfono a ocupar un lujoso despacho dentro de 3M.
El caso de los 'post-it' es sólo un ejemplo de la importancia que tiene dentro de una compañía el establecimiento de canales para dar voz a los empleados, escuchar sus propuestas y conocer sus inquietudes. El buzón de sugerencias se perfila como una de las herramientas más sencillas y eficaces. «Es un indicador muy interesante para medir la calidad del clima laboral y tomarle el pulso a los empleados. Hay que mentalizar al empresario de la importancia de su uso ya que estimula la creatividad de los trabajadores y les hace sentirse parte de la compañía, convirtiéndose en un punto de motivación», destaca Juan José López, socio director de la consultora de recursos humanos Quorum Selección.
Por correo electrónico
Novasoft es una de las empresas malagueñas que ya ha descubierto las ventajas del buzón de sugerencias. Aunque su directora de recursos humanos, Inmaculada Escaño asegura que los empleados usan más otras vías para expresar sus inquietudes. «En el buzón sólo recibimos unas cinco cartas al año. Por norma general, los trabajadores aprovechan canales más ágiles como el correo electrónico, las encuestas de clima laboral y el trato directo para exponer sus sugerencias», comenta Escaño, que asegura que todas las propuestas son estudiadas por la dirección. Y pone un ejemplo para que esta afirmación sea creíble. «Hace años, cuando sólo teníamos una nave, los empleados empezaron a hacernos llegar sus quejas porque aseguraban que el ruido no les dejaba trabajar. A raíz de aquella crítica decidimos construir un segundo edificio al lado para diversificar el trabajo y reducir así el molesto ruido», ilustra.
En la era de las nuevas tecnologías, el buzón como objeto tangible empieza a estar en peligro de extinción. Así, cada vez más compañías apuestan por compatibilizarlo con su versión 'on-line' a través de la Intranet corporativa, a la que puede acceder cualquier trabajador. Es el caso del grupo Cortefiel. «Llevamos dos años experimentando con este canal, que por ahora está funcionando bastante bien, aunque hace falta todavía que el empleado se familiarice con él. Por la Intranet las propuestas llegan más rápido», asegura Diego Charola, su director de recursos humanos de esta firma textil.
Desde problemas con las vacaciones o los horarios hasta peticiones para instalar un gimnasio para los empleados o, simplemente, para colocar una maceta en la entrada de la oficina. El buzón de sugerencias es un canal abierto a cualquier propuesta. En el caso de Cortefiel su política pasa por dar respuesta a todas ellas en un plazo de 15 días. «Todas son tomadas muy en cuenta», asegura Charola.
Un objeto decorativo
Pero no ocurre lo mismo en todas las empresas. En algunos casos esta provechosa herramienta no pasa de ser un mero objeto decorativo. Tendencia que hay que evitar «revisando el buzón con frecuencia o recompensando las propuestas más interesantes para estimular a los empleados» según Pedro García, de Standby. Sólo así se puede exprimir el máximo jugo de este canal de comunicación, que cuenta entre sus ventajas el establecimiento de una comunicación 'vertical' sin trabas. «Lo más importante de esta herramienta es que permite que cualquier trabajador pueda comunicarse con facilidad con cualquier persona de la empresa, sea cual sea su nivel jerárquico». Saltar del último al primer peldaño de la compañía es posible con sólo una carta. Y sin sello postal.